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会议接待第三部分_会议接待会议报到的工作
时间:2013-04-21 23:47 【推荐】 收藏】 【打印本页】 【评论】 【关闭
会议接待第三部分_会议接待会议报到的工作 线路报价:
出发城市:未知
服务标准:,全心全意为您服务!
发团日期:admin
行程描述:会议接待 会议报到的工作 包括:接站,报到,入住,用餐等。 一、接站:接站工作一般是由接站小组负责。在接到会议主办方的会议代表名单后,由接站小组给与会代表逐一打电话落实出发时间及航班号,车次等,以便接机时安排车辆和打接站牌用。接站用车也是根据......
会议接待会议报到的工作包括:接站,报到,入住,用餐等。
 
一、接站:接站工作一般是由接站小组负责。在接到会议主办方的会议代表名单后,由接站小组给与会代表逐一打电话落实出发时间及航班号,车次等,以便接机时安排车辆和打接站牌用。接站用车也是根据抵达人数的密集程度来确定。接站按与会代表的重要程度分为:普通接站,迎宾接站,鲜花迎宾接站等,我公司(新疆金桥国际旅行社)免费提供具有一定讲解能力的迎宾接站服务,并且要求在送代表去酒店的途中,由专业迎宾对新疆的概况进行讲解服务。
    接站内容一般是举与会代表的省份及单位姓名:例如:接××省×××单位××姓名贵宾一行×人,或者举接参加×××会议名称的代表
    接站员在接到会议代表后,应先予以问候,再帮助与会代表提行李将代表领出街机厅,直至接机车辆,一般接站员站在车门左边示意代表上车,最后接站员上车
    接站员的沿途讲解内容一般包括:介绍服务的司机姓名,驾龄等,再介绍当天的气候温度,新疆乌鲁木齐概况,会议所要下榻的酒店等。
 
二、报到:大中型会议一般采用酒店大厅内搭建的报到台报到。工作人员的配置有:报到登记,会务收费,发放资料,旅游考察,机票火车票预订等,小型会议一般采用会务组报到。
1、报到登记:一般有姓名单位房间号,退房时间,旅游考察费用,送机车的时间等
2、会务费:一般有学习材料费,餐费,住宿费
3、房牌押金:一般由会务组或者由酒店安排工作人员开收据收取押金,交付100元房间钥匙押金后领取房间钥匙,代表退房时由酒店总台退还押金。
4、发放会议代表证
5、发放发票反馈单,返程订票单
6、介绍宾馆情况,说明房间自费物品,带领进入房间
7、指示餐厅和会场地点,说明用餐时间和方式
8、记录会议代表特殊要求
a.用餐:大中型会议在会议期间最好是安排自助餐,由酒店提供正餐的餐券并且加盖会务组负责人的私章,酒店凭餐券与会务组结算餐费,会议即将结束时可安排围桌会餐,餐标一般有正餐十菜一汤,不含酒水,20—70元不等
 
会议厅的布置:
    会前准备好会议所需的所有设备,精选安静,舒适,明亮的会议室,特别是在音响效果上的质感要求,我们将尽善尽美的为您安排,充分让会代表感觉到与会的价值。根据需要可提供5人至1000人的会议室和报告大厅,目前,新疆拥有星级酒店100多家,商务会议室近百个,多功能会议厅500多个,提供电子商务及会议接待服务。
通常会议室最常见的摆台形式有如下几种:剧院式,课桌式,u型,回型,椭圆型,长方型,圆桌式,鸡尾酒会式,宴会式,t型台,。下面将最常用的几种台型分述如下:
1、剧院式:桌型摆设:在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道,特点:在留有过道的情况下,最大程度的摆放座椅,最大限度的将空间利用起来,在有限的空间里可以最大线路容纳人数,但参会者没有地方摆放资料,也没有桌子可用来记笔记。
2、课桌式:桌型摆放:会议室内将桌椅安排端正摆放或V型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。特点:此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性,参会者可以有防止资料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。
3、方形中空式:桌型摆设:将会议室里的桌子摆放方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。特点:此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议,前方设置主持人的位置,可分别在各个位置上摆放麦克风,以方便不同位置的参会者发言,此种台型容纳人数较少,对会议室空间有一定的要求。
4、U型:桌型摆设:将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子的外围,通常开口处会班房放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以作装饰。特点:不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围,多摆设几个麦克风以便自由发言,椅子套上椅套会显示出较高的档次。
5、圆桌式:桌型摆放:圆形或椭圆形大会议桌,周围摆放桌椅,按照主次落座。特点:适合人数较少,档次较高的会议要求,距离较近,容易产生近距离的交流感。
6、鸡尾酒会式:桌型摆设:以酒会式摆桌,只摆放供应酒水,饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式。特点:自由的活动空间可以让参会者自由的交流,构筑轻松自由的氛围
会场布置:讲台、舞台、背景板精心设计制作,展台、展板制作,根据会议性质和主办方要求进行环境布置。
会议设施:我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到的设计好所有的细节,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
1、演讲台
2、白板
3、彩色电视机/录像
4、VCD
5、屏幕
6、播音及音响系统
7、纸、笔
8、舞台/立式讲台
9、英特尔网络
10、投影
11、隔板
12、灯光照明
13、签到台
14、信笺
15、会议桌椅
16、空调
17、指示牌
18、告示牌主席台
19、盆景
20、鲜花花篮定做
21、背景板




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